De fleste virksomheder har for længst digitaliseret centrale dele af administrationen. Løn håndteres i ét system, økonomi i et andet, projekter i et tredje og tidsregistrering måske i et fjerde.
Derfor er spørgsmålet sjældent, om virksomheden har de rigtige digitale værktøjer. Det interessante er snarere, hvordan data bevæger sig mellem systemerne.
Et systemlandskab kan bestå af gode løsninger og stadig skabe unødvendigt manuelt arbejde, hvis medarbejdere skal eksportere filer, kontrollere oplysninger og genindtaste data for at få processerne til at hænge sammen.
Det er her, integrationer får deres reelle værdi.
Tidsregistrering er ofte starten på flere processer
Tidsregistrering er et godt eksempel, fordi de samme data typisk har betydning for flere dele af virksomheden.
Registrerede timer kan påvirke løn og tillæg, danne grundlag for fakturering, indgå i projektøkonomien og bruges til at følge ressourceforbrug og rentabilitet. Samtidig kan oplysninger fra eksempelvis GPS- og flådestyring bruges til at understøtte selve tidsregistreringen.
Tidsdata bevæger sig altså ikke nødvendigvis kun i én retning.
Data fra andre systemer kan gøre tidsregistreringen mere præcis og automatiseret, mens de færdige registreringer efterfølgende kan sendes videre til løn-, økonomi-, projekt- og ERP-systemer.
Det gør tidsregistreringen til en del af et større dataflow frem for en isoleret administrativ funktion.
En integration fjerner ikke nødvendigvis en proces
At to systemer er integreret betyder ikke automatisk, at arbejdsgangen er blevet bedre.
Det afgørende er, hvilke data der flyttes, hvornår de flyttes, og hvor i processen medarbejderne fortsat skal træffe beslutninger.
Der kan eksempelvis være god grund til, at timer skal godkendes, før de sendes videre til løn eller fakturering. Målet bør derfor ikke nødvendigvis være at automatisere alle trin.
Målet er at automatisere de trin, hvor manuel håndtering ikke tilfører værdi.
Hvis en administrativ medarbejder hver uge eksporterer godkendte timer fra ét system og importerer præcis de samme oplysninger i et andet, er der sjældent meget værdi i det manuelle mellemled.
Hvis medarbejderen derimod kontrollerer afvigelser, tillæg eller projektfordeling, kan den menneskelige vurdering stadig være vigtig.
En god integration handler derfor lige så meget om at definere den rigtige arbejdsgang som om at forbinde to systemer.
Hvor skal data have deres udgangspunkt?
Når flere systemer arbejder med de samme oplysninger, opstår et andet vigtigt spørgsmål: Hvilket system er udgangspunktet for de enkelte data?
Medarbejderoplysninger kan eksempelvis eksistere både i lønsystemet, tidsregistreringen og ERP-systemet. Projektdata kan findes flere steder. Og hvis oplysninger bliver vedligeholdt manuelt i flere systemer, opstår risikoen for forskellige versioner af de samme data.
Et sammenhængende systemlandskab kræver derfor klare dataflows.
Det skal være tydeligt, hvor oplysninger oprettes og vedligeholdes, hvilke systemer der modtager dem, og hvad der sker, når noget ændrer sig.
Det reducerer ikke kun dobbeltregistrering. Det gør også datagrundlaget mere konsistent på tværs af virksomheden.
Automatisering begynder før integrationen
Integrationer handler heller ikke kun om at sende færdige tidsregistreringer videre.
I moderne tidsregistreringssystemer kan automatiseringen begynde allerede, før medarbejderen registrerer sin tid.
I Intempus kan blandt andet historiske registreringer, GPS-data og andre relevante oplysninger bruges til at foreslå tidsregistreringer. Medarbejderen får dermed et kvalificeret udgangspunkt, som kan kontrolleres og accepteres direkte i appen.
With autoregistration kan processen automatiseres yderligere. Her opretter systemet registreringerne på forhånd, og medarbejderen skal primært reagere, når arbejdsdagen afviger fra det forventede.
Når de godkendte data efterfølgende kan sendes videre til virksomhedens øvrige systemer, opstår et mere sammenhængende flow – fra de data, der understøtter tidsregistreringen, til de systemer, der efterfølgende bruger resultatet.
Det interessante er ikke antallet af integrationer
Et stort antal integrationer er ikke i sig selv et mål.
Den relevante integration er den, der fjerner et manuelt mellemled, forbedrer datakvaliteten eller gør en eksisterende proces enklere.
Derfor giver det mening at se på virksomhedens systemlandskab som en helhed:
- Hvor bliver de samme oplysninger registreret mere end én gang?
- Hvor bliver data eksporteret og importeret manuelt?
- Hvor opstår der typisk fejl eller behov for kontrol?
- Hvilket system bør være udgangspunktet for de enkelte data?
- Hvilke trin kræver faktisk menneskelig vurdering – og hvilke gør ikke?
Svarene på de spørgsmål siger ofte mere om virksomhedens integrationsbehov end en liste over de systemer, virksomheden anvender.
Integrationer skal passe til virksomhedens systemlandskab
Det vigtigste er derfor ikke at have flest mulige integrationer, men at vælge de integrationer, der understøtter virksomhedens faktiske arbejdsgange.
Hos Intempus kan tidsregistrering integreres med en række løn-, økonomi-, ERP- og flådestyringssystemer. Formålet er ikke at erstatte de systemer, virksomheden allerede har valgt, men at gøre tidsregistreringen til en sammenhængende del af det eksisterende systemlandskab.
For den bedste integration er ikke nødvendigvis den, man lægger mærke til. Det er den, der får data til at ende det rigtige sted, uden at nogen behøver flytte dem manuelt.
Her du læse mere om integrationsmulighederne med Intempus.
